Organização de arquivos históricos

A organização de arquivos históricos implica a concretização de duas acções complementares: classificação e ordenação.

A documentação é classificada de acordo com as orientações técnicas emanadas pela Direcção-Geral de Arquivos, órgão responsável pela definição da política nacional de arquivos.

Em termos genéricos e num primeiro momento, procede-se à individualização dos fundos documentais em função da sua proveniência. A documentação produzida e recebida por cada organismo, no normal desempenho das suas funções, constitui um fundo documental autónomo. A documentação de cada um deles é, posteriormente organizada mediante critérios orgânico-funcionais. Constituem-se secções e subsecções documentais, em função da complexidade orgânica patenteada por cada organismo produtor.

Na tarefa de ordenação e sempre que possível, respeita-se a ordem original dos documentos, ou seja, a ordem natural estabelecida pelo organismo que a produziu e acumulou. Quando tal não é possível, adoptam-se os critérios de ordenação que melhor se adaptem às características das séries documentais.

Descrição de arquivos históricos

A descrição realiza-se mediante a rigorosa aplicação das orientações para a descrição arquivística emanadas pela Direcção-Geral de Arquivos, bem como das normas nacionais e internacionais, com especial destaque para a ISAD(G) – International Standard Archival Description (General) e da ISAAR(CPF) – International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons, and Families).

Na descrição da documentação são utilizadas aplicações informáticas, com especial destaque para a aplicação DigitArq, uma base de dados relacional, desenvolvida pela empresa KEEP Solutions e utilizada na Direcção-Geral de Arquivos. Tal tarefa permite a recuperação da informação através do interface de pesquisa que a aplicação possui.

A documentação é descrita até ao nível julgado conveniente para o caso em apreço, podendo atingir o nível do “Documento simples”, ou seja, o nível mais específico de descrição.

Higienização, preservação, conservação e restauro de documentos

Realizam-se todas as tarefas necessárias de higienização e preservação de documentos. Estes são intervencionados individualmente e sujeitos a uma limpeza profunda com recurso a técnicas e materiais especializados.

Todas as unidades que apresentem danos físicos, pragas ou qualquer outro tipo de degradação, são intervencionadas no sentido da sua recuperação e preservação.

Digitalização de documentos

A digitalização da documentação é realizada com três finalidades essenciais:

• Preservação dos originais – O utilizador da documentação é encorajado a utilizar o documento em formato digital, dispensando a consulta directa ao original, preservando-o.
• Preservação digital – As matrizes resultantes da digitalização dos documentos são preservadas, assegurando-se assim a preservação permanente da informação.
• Leitura online – A partir das matrizes, podem ser produzidas imagens derivadas para disponibilização via WEB.

Em termos gerais, os documentos são digitalizados em escala de cinzas, digitalizando-se a cor os documentos que o justifiquem (documentos de valor excepcional, gravuras, etc).

As matrizes são produzidas em ficheiros formato “.tif”, cuja dimensão varia entre os 10 e os 20 Mb.

Avaliação e selecção documentais

Existindo massas documentais acumuladas, procede-se á sua avaliação e selecção, em rigoroso cumprimento da legislação aplicável em vigor.

Produzem-se relatórios de avaliação.

Realizam-se igualmente as tarefas de reencaminhamento para arquivo definitivo da documentação considerada pelos regulamentos arquivísticos como sendo de conservação permanente e que já tenha prescrito os prazos de conservação administrativa.

Procede-se igualmente à eliminação da documentação cujo destino final esteja previsto no regulamento arquivístico, produzindo-se o respectivo auto de eliminação.

Produção de guias de remessa de documentação

Quando exista, por parte das instituições, o imperativo legal de remessa de documentação para um arquivo histórico “especializado” (caso dos tribunais judiciais, dos cartórios notariais e das conservatórias do registo civil, que remetem a documentação de conservação permanente para os arquivos distritais), procedemos à elaboração das respectivas guias, respeitando os formulários e formalidades legais vigentes.

Elaboração de regulamentos de arquivo

Elaboramos regulamentos de arquivo e realizamos todo o tipo de tarefas relacionadas com o processo de elaboração de portarias de gestão documental (investigação preliminar, análise funcional, preenchimento de folhas de recolha de dados exigidas pela Direcção-Geral de Arquivos, preparação da tabela de selecção, preparação do projecto de portaria, elaboração de modelos de guias de remessa, de autos de eliminação e de autos de entrega).

Transferências de arquivos

Realizamos todo o tipo de tarefas relacionadas com a transferência de documentos:

• Acondicionamento da documentação na origem, prevenindo qualquer dano físico que possa advir do seu manuseamento ou transporte;
• Elaboração da guia de remessa da documentação;
• Realização de seguros de transporte;
• Transporte rápido e seguro em veículos apropriados;
• Descarga da documentação nas instalações de destino.

Custódia de arquivos

A DocDynamics disponibiliza instalações para guarda de arquivos, mediante condições contratuais a definir com os seus clientes.

Elaboração de páginas WEB

Realizamos todas as tarefas necessárias para efectuar o registo do domínio, assegurar o alojamento do site e fornecer o serviço de correio electrónico personalizado.

Concebemos os sites ou portais de Internet, de acordo com a estrutura, design e conteúdos definidos pelo cliente.

Publicamos nos sites os arquivos digitalizados, permitindo aos utilizadores navegar nos arquivos de forma hierárquica, pesquisar e visualizar documentos online.

Asseguramos a manutenção de todas as soluções.